Описание и обобщение на етикета на бизнес писмото за четене безплатно онлайн.
Етикет на бизнес писмо
Днес традиционната система за бизнес кореспонденция претърпява радикални промени. Благодарение на съвременните средства за комуникация и темпото на живот писмата достигат до адресата почти със светкавична скорост. Освен това те често стават неразделна част от бизнес процесите. Липсата на време за четене на дълги и объркани съобщения за интензивно работещо производство, а освен това и в областта на международните отношения, често изключва възможността за пълно отчитане на предложенията на техните автори.
Във връзка с това всеки мениджър и неговият протокол или PR-услуга имат спешна нужда да подобрят културата на писане на бизнес: трябва да сте в състояние да изберете вида на писмото или отговора, които са подходящи за дадена ситуация, да приложите съответните езикови формули, да редактирате собствените си текстове, да действате като дизайнер и коректор така, че изпратената буква да има желания ефект. Наистина, доколко добре текстът на посланието е точен, грамотен и „политически коректен”, на каква хартия е написано, в кой пакет и как е изпратен, успехът на решаването на конкретни въпроси ще зависи до голяма степен от работата на предприятията, институциите и образователните институции. но и отношенията между държавите.
Затова си поставихме за цел - да публикуваме книга в стила на съвременния “Писател”, която ежедневно и помага на всеки, който се занимава с орбита на международните отношения, компетентно и ефикасно да съставя бизнес писма и да изпраща съответно своите съобщения както в Русия, така и в чужбина.
Надяваме се, че следващото издание на поредицата „Дипломат Библиотека” ще може да донесе практически ползи за читателите.
Генерален директор на ДП "Инпредсервиз"
Епистоларният жанр съществува от древни времена. С течение на времето само материалът, върху който пишеха знаци, снимки и писма, се промени. Например в Русия често се използва брезова кора, както и дъски, на които те правят бележки-прорези. Наричали са ги „носа“, от който изразът „погребва в носа“. Между другото, една табела с прорези може да бъде спусната във водата, като един вид поща.
Те пишеха на бреза и дъски, като изстискаха и нарязваха писма с дървени, костни и железни пръчки, които се наричаха „писмени“. Не е изключено, че такава „технология“ е била измислена, за да помогне на неграмотни търговци, които би трябвало по някакъв начин да фиксират финансовите си транзакции, причинявайки убождания. Бяха разчетени чрез преброяване на броя на зъбите - „пръчици“. Такива устройства бяха широко разпространени не само в Русия, но и в средновековна Европа, където също беше пълна с неграмотни хора.
Най-древният сценарий се смята за източен. В древен Египет, първоначално те пишат по всички гладки повърхности, по стени, по плоски камъни и дори за чинии. В Шумер и Вавилон широко се използват глинени таблетки. След това на изток се появяват папирус и пергамент, а след тях, от 15-ти век, хартия. Така писмото и материалите за него са много тясно свързани с географската, климатичната и биологичната зона на човешкото обитаване.
От древната литература е добре известно, че дори и в тези времена е имало етикет на писане на писма. Така например, беше решено писмото да се започне не с името на получателя, а с името на подателя, последвано от поздрав, придружен от приятни пожелания и само след това текста на самото съобщение.
Обичайната форма на писмото, използвано в наше време, както и запечатаните пликове, започнаха да се използват едва през 20-те години на XIX век в Англия, а в средата на същия век влязоха в употреба пощенски марки.
Няма значение какво, но през цялото време хората се опитваха да изразят мислите си и да решават спешни житейски проблеми чрез писма, с помощта на които се обменя информация и се правят различни предложения. Що се отнася до езиковите формули, стила и разновидностите на кореспонденцията, начините на писане на писма и работата с тях - всичко това е създадено и усъвършенствано през вековете.
Не и без любопитство. Например, по време на царуването на Иван Грозни нямаше човек, който да се осмели да говори срещу царя. Единственото изключение беше митрополитът на московския Филип. Той често пише писма до царя, в който той остро осъжда опричнината и безчинствата, извършени от опричниците. Тези послания преди царя се разсърдиха, че ги нарича "филкини букви", показвайки неговото пренебрежително отношение към тяхното съдържание и лично към митрополита.
За да научат руските бюрократични хора да пишат правилно, в началото на 18-ти век започват да се публикуват “чиновници” - сборници от документи. Предшествениците на „чиновниците” са „формулярни”, познати на Запад през VII в. И се появяват в Русия не по-късно от XV век. Те съдържаха образци от конструирането на документи по определен образец, моделирани фрази и изрази, които бяха неразделна част от официалния етикет и отразяват официалните отношения. Друг вид ранни писатели - "титулници", съдържащи информация за това как да се запише пълното кралско име. Цветът на хартията, която може да бъде синя, оранжева, светлобежова и други, авторите на чиновника съветват да избират внимателно, за да не се подлагат на укор за липсата на вкус.
Изискванията за почерк бяха достатъчно високи. Днес ние не сме единствените, които се опитват да преподават на съвременните руски бюрократи, които са свикнали да изпращат писма и писма. По този повод има множество литература и практически ръководства. За съжаление, в повечето от тях няма образци на оптимални модели на писане и използването на стандартни формули, които дават възможност да се предаде същността на писмото по най-точен начин, да се избере подходящия тон, да се поздрави учтиво и да се каже сбогом правилно.
Смята се, че най-добрите майстори на епистоларния жанр са дипломати, чието слово и, освен това, „писано с перо”, винаги трябва да звучат точно и ясно. Затова бих бил особено щастлив, ако намерим тази книга полезна.
Класификация на бизнес писма
Бизнес писма са официални документи, които се използват за решаване на редица проблеми, възникващи в процеса на бизнес комуникация, както и многобройни оперативни проблеми. Освен това, във формата на бизнес писма, поздравления и благодарности могат да бъдат изпратени или предадени от името на ръководството на предприятия, институции, организации, включително дипломатически и консулски представителства. В този случай писма и благодарствени писма от ръководителите на държавните органи се приравняват към наградите.
Много справочници разделят бизнес писмата според функционалните им характеристики на две групи:
✓ писма, за които се изисква отговор (писмо с искане, писмо с искане, писмо до жалба, писмо за предложение и т.н.),
✓ писма, които не изискват писмо за отговор (писмо с предупреждение, напомнящо писмо, писмо с покана и т.н.).
Въпреки това, общоприетите протоколни правила, които са задължителни не само за дипломати и длъжностни лица, но и за всички служители, изискват задължителен отговор на всички получени писма (с изключение на циркулярни и мотивационни писма, както и устни бележки).Така не само те са информирани за получаването им, но и изразяват благодарност за поканата и потвърждаването на участието или неучастието в събитието, както и за приемане или несъгласие с напомнянето или с неоправдано предупреждение.
По структурни особености Бизнес писмата се разделят на:
✓ стандарт, съставен по специфичен регламент в съответствие с темата и написан под формата на стандартни синтактични структури,
✓ защитени с авторски права, написани по собствен начин и с оглед на характера на адресата.
По тема бизнес писмата се разделят на:
✓ бизнес, осъществяване на икономически, правни и финансови отношения с партньорите,
✓ търговски, които се занимават с въпроси на логистиката и продажбите, гаранционни ангажименти и др.
Според формата на заминаване Бизнес писмата се разделят на:
✓ пликове, изпратени по куриер или по пощата
✓ факс, изпратен по факс,
✓ електронно, изпратено по имейл.
В този случай е позволено да се изпращат съобщения на няколко адреса едновременно. Въпреки това, според общоприетите стандарти за етикет, писма, предназначени за едновременно изпращане на няколко адреса, могат да бъдат само кръгли, съпътстващи или под формата на съобщения, предназначени за широк кръг от хора, както и под формата на прессъобщения за медиите.
Какво е етикет
Преди да говорим за бизнес писмо, трябва първо да запомните какво е етикет. Това е установен ред на поведение в обществото, набор от начини и правила на т. Нар. Добър тон, който всеки интелигентен, образован човек трябва да следва, за да не бъде известен като некультурен. Тези исторически правила са неразделна част от обществото.
Култура на писане: общи характеристики
Културата на писане, разбира се, се отнася не само до бизнес писането. Има много видове и начини за писмена комуникация. Всички те са различни, всяка има свои характеристики, но има някои общи черти. Сред тях са следните:
- разчитане на нормализиран книжен език с допускането на не-книжен речник,
- използване на сложен синтаксис
- ред в словото в изречението,
- ясна текстова структура
- висока грамотност.
Етикет на бизнес писма
Кога може да се изисква да напишем бизнес писмо? Разбира се, ако правим бизнес с организации и / или физически лица. Това, което пишем на нашите партньори, колеги, клиенти, начина, по който подготвяме писмото си, ще стане лицето на нашата компания и ще ни представи или в благоприятна светлина, или в не толкова добра. Освен ако, разбира се, не сме компетентни в етикета при писане на бизнес писма. За да не загубите лицето си, трябва да научите следните трикове. Между другото, полезно е също така да имаме такива познания, защото и най-малката грешка, малката несъответствие с правилата може да превърне бизнес писмото в некомпетентна от правна гледна точка.
Специфика на бизнес отношенията
Преди да говорим директно за етикета на бизнес писма, е необходимо да разберем как бизнес отношенията се различават като цяло, какво ги характеризира, какви са техните характеристики. Основната характеристика на работните взаимоотношения е отсъствието (пълно или почти пълно) в тези отношения на лична сянка. Като правило, на работа всеки от нас е изключително събран, спокоен, учтив - едва ли някой ще танцува с бубен, например, или ще изпълнява други действия съвсем логично в компанията на приятели, а по-скоро нелепо за работната среда. Между другото, това се отнася не само за действия, но и за емоции - можеш да си позволиш да се смееш или да се усмихваш, или дори леко проявление на гняв, но хомерен смях, истерика, сълзи и подобни изглеждат неподходящи, всичко това се отнася само за емоциите на работното място. По време на работа обикновено носим маски, демонстриращи умения, последователност и хладнокръвие.
Бизнес комуникацията не може да бъде завършена, когато иска. Бизнес партньор или клиент няма да разбере дали в средата на важна среща изведнъж станем и напуснем публиката. Не можете да игнорирате събеседника, не можете да отговаряте на обаждания или писма. Всички тези функции заедно помагат да се разбере по-добре какво трябва да бъде речният етикет на бизнес писането.
Общи изисквания
Първото нещо, на което обръщаме внимание, когато получаваме писмо, е хартията. Според изискванията на етикета на бизнес писмото хартията трябва винаги да е кристално чиста и по никакъв начин не е смачкана. Адресатите на съобщението ще имат най-добро впечатление за организацията, ако се окаже, че писмото е написано на бланка на фирмата. Първата страница не е номерирана, а на всички останали арабски цифри.
Има и друг много важен момент в етиката на бизнес кореспонденцията. Бизнес писането предполага висока грамотност и липса на правописни грешки. Ето защо, ако има пропуски в познаването на руската граматика, се препоръчва да не бързате да изпращате кореспонденция, но я проверявайте отново за възможни недостатъци.
Също така, общата препоръка за хартия и електронна поща е желанието да не се използват сложни структури в писмената си реч - това е подходящо само в правни документи. Не използвайте съкращения - само общоприети. Но в нормата на бизнес етикета включва различни марки и argot - професионален жаргон. Целият документ се съхранява в официалния бизнес стил.
Друг важен момент, който се чете от писмото: той трябва да бъде възможно най-любезен и приятелски настроен. Нито един от тях, който не може да бъде използван, не подлежи на съмнение. В допълнение, бизнес писмо предлага специфики, ясно изявление на техните мисли.
Ако адресатът не говори руски, текстът на съобщението трябва да бъде написан на неговия език или на международен английски език. Между другото, такъв документ трябва да бъде написан само от едната страна на листа, а вторият да остане чист.
Оформяйки документите, трябва да се уверите, че няма трансфери. Самият текст трябва да бъде напечатан в интервал от половина или два, с разстояние от два сантиметра вляво.
Бизнес писмо има своя собствена ясна, специална структура. В същото време не съществува единен стандарт за хартиени документи: различните компании могат да имат свои собствени вариации. Те се придържат само към определен състав от части на писмото: те трябва непременно да имат „шапка“, поздрав, основна част и сбогом. Не забравяйте за личния подпис в края на писмото.
Между другото, така нареченото рамкиране на съобщението - първоначалната и крайната фраза - се нарича рамка на етикета. Тя помага за установяване на правилните отношения с адресата. Освен това етичните правила на бизнес писмата и примерите за тяхното писане показват използването на различни клишета в съобщенията (които ще бъдат разгледани по-късно).
Важен нюанс на дизайна на бизнес писмо остава правилно използвана жалба. Преди революцията в нашата страна обжалването беше "сър" или "мадам": то се смяташе за универсално, така нареченото "всеки". Сега няма такова универсално обжалване, въпреки че често в бизнес писма се намира думата "лорд" или "мадам" - след като загуби своята по-ранна популярност, тя постепенно се връща към ежедневната употреба. Това може да бъде адресирано до бизнес партньор, длъжностно лице, но не до клиент или колега.
Най-разпространената и универсална в момента се разглежда като обжалване "Уважаеми" или "Уважаеми господине", но в действителност не е така. По подобен начин, например, не може да се обърне към така наречените ВИП - особено важни лица, които се считат за управители, кметове, президенти. В този случай ще трябва да започнете писмото си с жалбата "Уважаеми" (друга опция - "Уважаеми").
Ако съобщението е адресирано до няколко души едновременно и всички те са представители на една и съща професия, би било подходящо да се използва такова лечение като „Уважаеми колеги” (в случай, че всички получатели са жени, е позволено да пишат „Скъпи дами”, ако мъжете - тогава „Уважаеми колеги”. господа ”) Ако писмото е изпратено на адреса на едно лице, строго е забранено да не се използва име или фамилия. Това е допустимо само в горния случай (когато адресатът е група лица) или при взаимодействие с юридическо лице.
Що се отнася до завършването на посланието, то трябва да се помни: то не е по-малко значимо от началото. Именно в края на писмото се изразява надежда за по-нататъшно сътрудничество, увереност в безопасното и / или скоро решение на проблема и други подобни. Тук не бива да се посочват и трудностите, които са се случвали по-рано - например забавянето на отговора или липсата на отговор. Тези фрази се считат за негативни признаци на етикет на бизнес писма и се считат за нежелание за продължаване на връзката, както и за неуважение към събеседника. Важно е да се разбере, че това е неприемливо.
Електронна поща: Бизнес етикет
Втората възможна версия на кореспонденцията - по електронна поща. Тук също има редица негови характеристики. Така например, ако получателят получи съобщението за първи път, тогава е необходимо да се започне с представяне на собствената си компания, описваща неговите дейности, с възможни задачи, които трябва да се изпълнят. В хода на дългата кореспонденция е необходимо да се запази историята на минали писма, въз основа на които се изгражда всяко следващо послание.
Първото писмо със сигурност трябва да включва поздрав и адрес. В последващ, ако е необходимо, бърз отговор, можете да пропуснете обжалването (ако е подходящо). В онлайн комуникацията много хора не смятат за необходимо да поставят препинателни знаци, както и да пишат без главни букви. В деловия етикет за електронна поща това е неприемливо.
Размерът на електронната поща не трябва да бъде прекалено голям - по правило той е наполовина по-малък от хартиения еквивалент. В същия случай, ако се изисква голям обем информация, за да се информира адресата, в самото писмо трябва да се посочи само кратка придружителна бележка, а самият материал трябва да бъде прикрепен като прикачен файл с Word или друг файл - за това се изисква етикет на бизнес писмо по електронна поща. Пример за такова послание може да бъде: „Добър ден, скъпи господин Иванов! Изпращаме ви образци от рекламните ни брошури. Можете да ги прочетете в прикачения файл ... ".
Що се отнася до подписа, тогава трябва да бъде. Можете да се абонирате в края на всяка буква и да направите автоматичен подпис, който ще бъде поставен автоматично. Този вариант често се използва от представители на големи компании. Подписът трябва да включва вашето име, фамилия, длъжност, информация за контакт, място на работа. Трябва да го подредите по такъв начин, че да побере седемдесет символа и да вземе не повече от пет или шест реда.
Трябва да кажа няколко думи за отговора на съобщението. Бизнес етикет на електронна поща предполага отговор на съобщение в рамките на два дни - не повече. Ако се нуждаете от повече време, трябва да уведомите събеседника. Отговорът на всички съобщения запазва репутацията на компанията или предприемача. За да знаете точно дали писмото е достигнало до получателя, можете да използвате функцията на уведомлението за получаване - потвърждението за доставка ще дойде автоматично. Освен това не е забранено да се провежда тестово повикване.
Формули за говор или клишета
Клишета, речеви формули, речни марки - каквото и да кажете, но все пак ще бъде неразделна част от бизнес кореспонденцията. От училищния курс си спомняме, че клишетата се наричат стабилни изрази. Не са толкова много от тях:
- Може да се изрази съжаление чрез следните фрази: "За съжаление нямаме възможност да се съгласим ...", "Съжаляваме да информираме ...", "За съжаление, ние сме принудени да докладваме ..." и така нататък.
- Благодарността се посочва от такива клишета като: "Позволете ми да изразя благодарността си ...", "Благодаря ви ...", "Отчитайки вашия принос ...".
- Можете да поканите адресат на събитие, като използвате печати: „Имаме честта да ви поканим ...”, „Надяваме се на вашето съгласие ...”, „Имаме удоволствието да ви поканим ...”, „Ще се радваме да ви видим ...” и други подобни.
- Можете да завършите писмото с фрази: “Очакваме нови идеи от вас ...”, “Пожелаваме ви успех ...”, “Надяваме се на по-нататъшно плодотворно сътрудничество ...”.
Златни правила за бизнес кореспонденция
Всички характеристики и препоръки относно провеждането на бизнес кореспонденция могат да бъдат определени в няколко правила. Кратко етикет на бизнес писмото е както следва:
- Използването на поздрави и лични жалби, освен когато последното не е необходимо.
- Всяко писмо изисква отговор. При електронно взаимодействие времето за реакция не трябва да отнеме повече от четиридесет и осем часа. Отговорът обаче трябва да бъде написан само с внимателно разглеждане.
- Ако е възможно, трябва да уведомите адресата за получаването на писмо от него. Можете също така да укажете времето на отговора на съобщението.
- Подписът в края на писмото, напечатан на компютър и отпечатан, трябва да се постави на ръка. Отпечатан подпис или, още по-лошо, печат на негово място е знак за неуважение и лош вкус.
Чести грешки в бизнес кореспонденцията
Има няколко привидно дреболии, които въпреки това могат да станат фатални в случай на бизнес комуникация. Често тези малки неща водят до прекратяване на взаимноизгодни отношения, прекратяване на сделки и други подобни неприятности. Трябва да знаете врага лично!
- Не можете да пишете (и се обаждате също!) За работа след часове! Колко често ние, които не искаме да бъдем търпеливи до сутринта, безпокоим нашите партньори, клиенти, колеги в девет, десет, или дори единадесет вечер. Струва ни се, че през нощта всичко ще изчезне, ще падне, ще падне и ще бъде невъзможно да се спаси ситуацията. И онези редки екземпляри, които са в състояние да се държат до сутринта, по някаква причина, смятат, че шест сутринта е време за общуване. В края на краищата, ако не спя, тогава никой не спи. Уви, това поведение е просто досадно и се обръща срещу нас.
- Това вече беше косвено споменато, но въпреки това - не може да има познаване! Комуникацията на работното място се осъществява единствено на “Ти” (с главна буква, това означава - учтивост и уважение).
- Прекомерният обмен на вежливост също може да навреди. Първо, отнема ценно време, и второ, изглежда малко досадно и скучно. Няма нужда да бъдете ревностни.
Книги по етикет или какво да четат
В днешно време има толкова много литература, че понякога се вдигат очи. Има и достатъчно книги за културата на словото, включително писане.
Желаещите да се обучават в тази област могат да бъдат консултирани по следните теми: “Етикет на бизнес писмо” от Олег Давтян, “Култура на писмения език” на Татяна Дегтерева, “Етикет на руското писмо” от Наталия Формановска и Алла Акишина, “Етичен бизнес етикет” на Елена Бер Формановска и много други.
Интересни факти
- Изискванията на етикета за бизнес писмо включват използването на удивителен знак в края на обжалването, за да се подчертае проблема или лицето.
- Повикването на получателя показва по-тясна и по-установена връзка и последното име подчертава разстоянието.
- Етикетът на бизнес писмата в Русия се характеризира с изравняване на половете, тъй като повечето професии често са само мъжки.
Спазвайте правилата за бизнес кореспонденция не е толкова трудно, защото не толкова много. Запомни ги - малка наука. Но в очите на хората около вас, човек, който притежава етикет на бизнес писма, винаги ще бъде образован и култивиран, с когото е приятно да се справя.
Изпращайте добрата си работа в базата от знания е проста. Използвайте формата по-долу.
Студенти, студенти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще бъдат много благодарни за вас.
Публикувано на http://allbest.ru
През последното десетилетие електронната поща е станала, може би, едно от най-популярните средства за бизнес комуникация. Днес е доста трудно да се намери човек, който не използва електронна поща в практиката си на междуличностна и междукултурна комуникация. И аз не съм изключение. Това е вече 15-та година от моя работен ден, който започва с проверка на електронната поща. Сканирайки с един поглед адресите и темите на входящите съобщения, решавам кои писма да чета и кои да изтрия, без да отварям. Четейки многобройни електронни писма, стигнах до заключението, че за съжаление много малко хора имат представа за правилата на електронната поща. Но те трябва да бъдат уважавани, иначе рискуваме по невнимание да причиним неудобство, срам или дори неволно да нарушим този, на когото пишем. Не забравяйте, че нашата поща е показател за нашия професионализъм.
Какво трябва да обърне внимание на всеки потребител? Тази статия формулира 19 правила, базирани на дългогодишния ми опит в кореспонденцията с чуждестранни и руски колеги, както и опита на други потребители на електронна поща.
1. Когато правите електронна поща, попълнете всички полета
Като цяло структурата на бизнес електронната поща може да бъде представена, както следва:
1. Адрес и име на подателя.
2. Адресът на получателя.
5. Писмо, състоящо се от поздрав, основния текст на писмото, заключението и подписа.
2. Адрес и имеподателятрябва да бъдат разпознаваеми
Ако човек чака писмо от вас, то в колоната „От“ ще потърси името ви, с което сте се представили, когато го срещнете, или имейл адреса, който сте посочили във вашата визитка. Аз, например, когато получа пощенската си кутия, в колоната името на подателя винаги въвежда моето име и фамилия. Правя това, защото аз самият, виждайки различни псевдоними и прякори в колоната „От“, предпазливо отварям тези букви: какво, ако има спам в това писмо или дори по-лошо - вирус? Например, никога няма да отворя писмо с адрес [email protected], освен ако, разбира се, не знам от кого е то. Затова за бизнес кореспонденция е препоръчително да имате имейл адрес, който съдържа вашето истинско име и съкращение на вашата организация, например [email protected]. Най-голямо доверие е причинено от адреса, съдържащ вашето истинско име и името на вашата организация в името на домейна, например [email protected].
3.Не забравяйте да попълните колоната "Тема"буква "
Предметът на писмото е специално изискване на писмото. Присъствието му значително улеснява работата с електронна поща. Спомнете си себе си, преглеждайки списъка с писма, преди да решите да прочетете писмото или без да го отворите, го изпратете в кошчето. Съдбата на писмо много често зависи от предмета, особено ако името и адресът на подателя не ви казват нищо. Ето защо, не забравяйте да научите как да правите правилно: тя трябва да привлече вниманието на получателя, да бъде кратък - не повече от 50 знака - и до точката. По-простият, пряко или изкусително предметът на вашето писмо ще звучи, толкова по-вероятно е вашето писмо да бъде прочетено и ще има отговор.
Особено внимание трябва да се обърне, за да помислите по темата, когато за първи път пишете на някого. В крайна сметка, получателят, виждайки адреса и името му непознат, може да мисли, че това е спам. Друг начин да получите отговор или шанс да бъдете прочетен е да използвате името на получателя в реда на темата. Например, "Добър вечер, Наталия!". Този подход също ще увеличи вероятността за четене на вашата кореспонденция. Но по-интересно е писмо с тема, съдържаща фраза като “Трудово законодателство и текущи въпроси и позиции на държавни органи” или “Пазаруване с отстъпки!” най-вероятно спам. По същия начин ще направя същото и с писмо, изпратено изобщо без субект, тъй като етикетът на електронната поща позволява да не се отговаря на тези, които я грубо нарушават.
Какво друго трябва да се помни при писането на тема? Предмет на писмото е червената нишка на цялото съобщение. Ако отговорите на нечий емайл, но основната идея на диалога се промени, променете съответно Темата и още по-добре започнете да обсъждате нов въпрос, като създадете ново писмо, тъй като промяната на предмета на обсъждане без промяна на предмета на това писмо може да доведе до объркване. и трудности.
4, PlaИзползвайте Re: само за отговор.
Обикновено, след като прочетете електронната поща и искате да му отговорите, натиснете съответния бутон на екрана на монитора с мишката и ще получите формуляр за съставяне на отговор, в който ще намерите адреса на вашия събеседник, текста на неговото писмо, както и предмета на неговото писмо, пред което означава "Re:". Трябва да се има предвид, че "Re:" е съкращение на английската дума "Reply:" или "Response:" и означава "Моят отговор на:". бизнес етикет за електронна поща
Следователно, ако предметът на писмото се промени, уверете се, че сте отстранили този символ. И това изобщо не е дребнаво, както може би си мислите: „Re:“ в съчетание с нова тема ще изглежда откровено глупаво и ще заблуди получателя, тъй като той може да мисли, че е получил отговор на писмо, което не е написал.
5. Поставете адресапоследния получател
За да избегнете преждевременно изпращане, вмъкнете адреса на получателя само когато писмото е написано, проверено и готово за изпращане. Бъдете внимателни с бутона "отговори": уверете се, че изпращате писмо до някой, когото искате.
6. Не забравяйте да напишете поздрав, състоящ се от поздравителна дума и името на получателя.преди основния текст на писмото
Поздрав е кратко изречение, от което започва писмо. За съжаление, има някои потребители, които вярват, че поздравът в имейла не трябва да бъде написан, защото това е предполагаема безсмислена реликва от хартиена поща, че не носи никаква смислена информация и съдържа само думи на повикване. Това е фундаментално погрешно. Поздравът съдържа информация за възпитанието на лицето, което прави писмото. Предполагам, че не искаш да се смяташ за груб и зле. В този случай следвайте правилата на етикета за електронна поща.
Като поздрав, използвайте следната форма на обжалване: "Добър ден, скъпи (отличителен) + име, бащино име на адреса" или "Уважаеми (отличени) + име, бащино име на адреса, здравей" и едва след това продължете с целта на вашето съобщение. В Европа е обичайно винаги да се говори за „Уважаеми господине / госпожо“, или по-малко формално, особено ако сте запознати с адресата, напр. „Уважаеми + Име“, дори ако адресатът не е скъп за вас. В САЩ, където темпото на живот и кореспонденцията са по-интензивни, електронната поща започва с съобщение, състоящо се от име и кратко „Hi + name“.
Моля, имайте предвид, че на руски език удивителният знак се поставя след писане във всеки жанр на кореспонденция: в бизнес, частен, официален и т.н., докато на английски във всички тези жанрове се поставя запетая, която често предизвиква конфликт. култури. Говорещите англичани са объркани за удивителния знак в писмата, написани от руснаците:Скъпи Джон! Руско-говорящите хора се обиждат от запетая след името: те не ни уважават, удивителният знак съжалява какъв вид "Скъпа Светлана,?! Да, на руски език удивителният знак се използва много по-често, отколкото на английски, което показва по-голяма емоционалност и, очевидно, по-открито проявление на емоциите. Но не бива да стигате до крайности и да поставяте три (или повече) удивителни знака, защото в края на поздрава, те ще се възприемат като неподходящ вик и могат да обиждат адресата ви.
7.Правилно структурирайте писмото си
Тъй като четенето от екрана на монитора е много по-трудно от четенето на хартиен носител, много е важно правилно да се структурира имейла.Разделете текста на логически параграфи и използвайте няколко кратки изречения вместо твърде дълги изречения. Опитайте се да имате изречения, съдържащи не повече от 15-20 думи. Отделете параграфите един от друг с отстъп или празни редове.
8.Бъдете краткии по същество да изразявате мислите си
Основният текст на писмото от първия параграф трябва да привлече вниманието на читателя не по-малко от неговия предмет. Помнете ограниченото време на вашия потенциален читател. Неговото време са парите му. Затова той е готов да се отърве от теб възможно най-скоро, т.е. да изпрати писмото ви в кошницата. Не губете време и пространство за представянето на себе си и историята за това, което правите. В края на краищата, той вече те познава, ако ти е дал пощенския си адрес. Започнете с целта на писмото, което трябва да бъде ясно посочено в първото изречение. Ако първите изречения са формулирани правилно, тогава е много голяма вероятността получателят на вашето писмо да го прочете до края.
За разлика от електронната поща, електронната поща е предназначена за бърз пренос на информация, така че се опитвайте да не изпращате дълги имейли. Ако трябва да изпратите важна информация, съдържаща голямо количество, по-добре е да направите кратък придружаващ текст в електронна поща и да подредите самата информация като прикачен файл.
9. Ако ще изпратите прикачен файл, прикрепете го в самото начало
Прикачете прикачен файл, преди да напишете писмо. Колко пъти съм получавал писмо, чиято цел е да изпратя прикачен файл, без тази привързаност ?! И тогава дойде писмо от същия подател с фразата "Опа, ето ви!". Такава небрежност не може по най-добрия начин да повлияе на вашата бизнес репутация.
10, Не изпращайте ненужни файлове.
Запомнете: когато пишете на някого за първи път, не прикачвайте прикачени файлове. Ако все още изпращате прикачен файл без съгласие с получателя, не забравяйте да напишете в тялото на писмо какъв вид файл е. В противен случай може да мислите, че вашата привързаност е вирус, който е прикрепен неоторизиран и ще го унищожи, без да го прочете, тъй като е опасно да се отвори възможен вирус. Между другото, такива вируси често идват със спам.
Не прикачвайте прикачени файлове с размер над 5 MB, тъй като е възможно да се получи неприятна ситуация: ще изпратите файла си на пощенския сървър в рамките на секунда и вашият адресат ще го изтегли за цял час. Разбира се, по никакъв начин такива огромни обеми не могат да бъдат изпращани без съгласието на получателя.
11.Когато пишете отговор, отговоретевсичкизададени ви въпроси
Ако отговорите на някого на писмото, опитайте да отговорите на всички въпроси, които ви задават. Изглежда толкова естествено и разбираемо, но въпреки това много често се оказва, че хората не отговарят на някои от зададените им въпроси. От собствен опит знам, че това е едно от най-често нарушените правила на електронната кореспонденция. Тишината на въпроса е много неетична от ваша страна - в края на краищата, друг човек се нуждае от вашия отговор и го чака, но не го получава в писмото. Ако ви е трудно да отговорите, напишете директно. Просто не оставяйте нищо без отговор, в противен случай вашият събеседник ще трябва да повтори въпроса си и няма да избягвате да отговаряте с мълчанието си.
Ако пишете на приятел или добър приятел, можете да цитирате в писмото си оригиналното съобщение в обем, който да ви позволи да възстановите правилно контекста на този отговор, и под всеки такъв цитат напишете отговора си на това предложение или въпрос. Не забравяйте да разделяте по някакъв начин текста на вашето съобщение от текста на цитираните букви, след което вашият отговор ще бъде по-лесен за четене. Обикновено знакът> се използва за тези цели, въпреки че това не е единствената възможност. Ако отговорите на бизнес писмо, оставете стария текст непроменен и напишете отговора си.
12. Преди да изпратите писмо, проверете правописа,граматика и пунктуация
Фактът, че електронната поща е бърз метод за комуникация, не означава, че тя трябва да бъде небрежна. Изградете фразите си по-компетентно по отношение на правописа и граматиката. Това е важно не само защото неграмотно писмено писмо може да развали впечатлението за вас и защото е много трудно да се чете текста без запетаи и периоди. И ако програмата ви има опция за проверка на правописа, защо да не я използвате?
13. Трябва да се отговори на имейлите.
Електронната поща е връзка с други хора и за това, малко вежливост никога не боли. Според правилата на етикета, трябва да се отговори на имейлите, а времето за отговор не трябва да надвишава три дни. Имайте предвид, че ако не отговорите на имейл в рамките на този период, това е ясен отказ за комуникация. Ако имате нужда от по-дълго време, за да отговорите на писмото, си струва да обясните причините за забавянето. Когато получите писмо, съдържащо прикачен файл, не забравяйте да потвърдите, че прикаченият файл е достигнал и е отворен нормално.
Когато получавате нежелани имейли от непознати хора, не можете да им отговорите. Те могат да бъдат изтрити без четене. След като не получи отговор, кореспондентът трябва да ви разбере правилно. Ако не разбира и не изпраща повтарящо се писмо, той е нарушител на етикета, а не ти. Особено след като нежелано писмо може да се окаже спам и всеки отговор позволява на спамера да предположи, че е осъществен контакт. Когато получите нежелана поща с прикачен файл, изтрийте файла, без да го разопаковате: най-вероятно той е източник на компютърен вирус.
14. Не се притеснявайтезашийте четенето
Според правилата на етикета е-мейл марката „известие за получаване / четене“ е знак за неуважение и недоверие към партньора си и в резултат на това може да причини неговото дразнене. Ето защо, ако се притеснявате, че писмото ви е достигнало до адресата, по-добре е да му се обадите, след като изпратите съобщението си и да проверите дали писмото ви е достигнало или не. Можете също така да напишете следната фраза след текста на главното писмо и преди вашия подпис: „Моля ви да потвърдите получаването на писмото чрез писмо за връщане или по посочените по-долу телефонни номера”.
15. Не пишетеглавна буква
Не пишете целия текст на съобщението с главен шрифт, няколко подчертани по този начин думи биха подчертали важността на това място. Ако пишете с главни букви, изглежда, че вие крещите. Това може да предизвика дразнене или друга нежелана реакция от вашия читател.
16. Никога не споделяйте поверителна информация по електронна поща.
Бъдете много внимателни, когато изпращате номера на банкови карти или друга поверителна информация в имейл. Не забравяйте, че електронната поща може да бъде заловена и използвана за наемни цели. Не забравяйте, че изпратеният от вас имейл адрес винаги ще остане в паметта на компютъра.
17. Не злоупотребявайте със съкращения и емоционален дизайн.
В служебната електронна поща се опитайте да не използвате съкращения като BTW (между другото) или LOL (смейте се на глас), както и така наречените емотикони („усмихнати лица“). Те са неподходящи в бизнес кореспонденцията, особено след като адресатът може да не знае значението им.
18. В края на писмото не забравяйте да поставите подписа си.
Понякога има писма, подписани от „отдел„ Маркетинг ”или„ Персоналът в корпуса на университета ”, което предизвиква известно объркване. На кого и как да се отговори в писмото? Просто, "Здравей", звучи като нещо безлично. Да, и аз предпочитам да се свързвам с мен по име. Това е основата за приятелска комуникация - доверие. А доверието не е последното качество, което помага на вас и вашия бизнес. Затова не забравяйте да поставите подписа си в края на писмото. Подписът е малък блок от текст, добавен към края на вашите съобщения, който ви идентифицира и съдържа информацията за контакт.Напишете кратко описание: не повече от четири или седем реда. Дългият подпис заема много място и може да бъде досадно. Включете няколко възможни начина за връзка с вас (обикновено телефонни и факс номера), както и връзка към уебсайта на фирмата ви.
19. Ако имате съмнения, не изпращайте писмо.
Станахме безлични и се крием зад имейл, който започва да контролира живота ни. Не забелязваме колко голяма част от ежедневната ни комуникация става чрез електронна поща и рискуваме да компрометираме отношенията, които бихме могли да засилим чрез директна комуникация или телефонен разговор. Ето защо, преди да изпратите следващата електронна поща, мисля, че може да е по-добре да се обадите или да се срещнете лично с вашия адресат?
Публикувано на Allbest.ru
Подобни документи
Основните правила за писане на модерно писмо. Етикетът на писане на писмо в съвременния бизнес. Нагласи към кореспонденцията в миналото, примери за писане на писма в миналия век и съвременния свят. Видове писма в природата: бизнес, приятелски, церемониален.
резюме [30,3 К], добавено на 24.04.2010
Характеристики и стойност на бизнес етикета, неговите основни принципи: точност, такт, уважение, облекло. Запознаване с международните стандарти за подготовка и изпълнение на официални писма: ширина на полетата, граматика, структура на документа.
Изпит [28,9 К], добавен на 09/01/2011
Кратко описание на основните характеристики на бизнес кореспонденцията. Правила за съставяне на имейл. Официална и лична кореспонденция. Типография електронна поща, основните правила за дизайна на текста. Значението на местоимения, тирета и тирета в документа.
резюме [24,7 K], добавено на 22.11.2014 г.
Регистрация на стандартното писмо. Адрес, дата, жалба, край, подпис, заявление. Специални писма. Целта на писмото. Текстът на писмото. Общи правила. Някои примери за бизнес кореспонденция. Мотивационно писмо до договора.
Анотация [30,4 K], добавен 04/05/2003
Концепцията и видовете бизнес етикет. Етика и психология на разговорите и преговорите. Бизнес закуска, обяд и вечеря. Характеристики на комуникацията чрез преводача. Място на официална кореспонденция в архива. Структурата на писмото за запитване. Видове бизнес кореспонденция.
Изпит [25,6 K], добавен на 10/07/2013
Характеристики на речевия етикет при отдалечена комуникация, комуникация по телефона, интернет. Видове телефонни разговори. Как да се държим с упорит клиент. Дизайнът, размерът и правилата за писане на имейл. Отговорете на имейл.
резюме [29,7 K], добавено на 21.12.2011
Характеристики и правила за изготвяне на писмен план с лоши новини. Стратегия за писане: анализ на целевата аудитория, избор на подходящ канал и средства за разпространение на информация. Видове писма с отказ. Изготвяне на писмени оплаквания.
тест [46,7 K], добавен на 14.11.2010 г.
Офис кореспонденция като важна част от бизнес етикета. Общи изисквания за бизнес писмо. Правила за международна кореспонденция. Задължителни атрибути на бизнес писмо. Типични видове бизнес писма. Вътрешноорганизационна кореспонденция, поздравителни писма.
резюме [855,8 K], добавено на 19.06.2010
Писмо като основен инструмент за бизнес кореспонденция между различни предприятия (организации, институции). Класификация на буквите по стил и предназначение. Общи съвети относно представянето на бизнес писмо. Етикет на официалната комуникация.
резюме [26,9 К], добавено на 24.01.2012 г.
Концепцията и формата на бизнес етикета. Специфични особености на бизнес комуникацията. Принципи на използване на етикет. Форми на адреси в бизнес кореспонденция. Речева ситуация и стандартни езикови инструменти. Състав и езиков стандарт на бизнес писма.
резюме [55.1 K], добавено на 18.11.2010 г.
Работите в архивите са красиво проектирани според изискванията на университетите и съдържат чертежи, диаграми, формули и др.
PPT, PPTX и PDF файловете са представени само в архивите.
Препоръчваме ви да изтеглите произведението.
